Desde que comenzó la digitalización el mundo ha ido cambiando a pasos agigantados, influyendo en todos los aspectos sociales, económicos y políticos que desarrollan el mundo. Pero, en el año 2020 hubo un punto de inflexión, un suceso que cambió la vida de todos y que ayudó a que el proceso, de lo analógico a lo digital, terminase de asentarse en todos los aspectos.
En esta nueva entrada de nuestro blog os hablaremos del cambio de modelo de trabajo. Pero, sobre todo, en cómo las oficinas y los espacios de trabajo se han adaptado a una nueva forma de trabajar.
¿Qué es el trabajo híbrido?
El trabajo híbrido es un modelo que ofrece a los trabajadores la flexibilidad de poder desempeñar sus tareas desde cualquier lugar (su casa, en la oficina o en cualquier lugar del mundo). A diferencia con el conocido teletrabajo, esta versión mezcla la presencialidad en la oficina y el trabajo en remoto (desde donde quiera el trabajador). En esta situación, son las empresas y organizaciones, las que delimitan las horas, o días, de teletrabajo o presencialidad.
Los trabajadores que tienen la posibilidad de optar por un modelo de trabajo híbrido suelen estar más satisfechos (a nivel laboral y personal) e incluso ser más productivos que otros compañeros con trabajos pocos flexibles en oficinas tradicionales. El trabajo flexible ofrece a los empleados poder disfrutar de un mejor equilibrio laboral y personal.
Esta forma de trabajo flexible no solo ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar de una forma que se adapta a sus situaciones y necesidades, sino que además permite a las empresas reducir costes y sacar el máximo partido a la distribución de sus oficinas, al maximizar el espacio disponible. Dado que, en momentos determinados, habrá un menor número personas en la oficina, resultará más fácil crear áreas comunes en las que los equipos pueden reunirse y colaborar de forma espontánea.
¿Qué son los Open Spaces y cómo se pueden implementar?
La forma de entender el trabajo ha cambiado drásticamente en los últimos años. Ahora lo equipos de trabajos son más diversos, están más unidos, colaboran más entre sí y tienen más ventajas que antes. Además, los espacios de trabajo ya no son lo mismo, ahora se busca crear zonas colaborativas dónde las ideas fluyan y las personas aporten su opinión. A esto último se le llama Open Space.
La metodología, o concepto, Open Space pretende generar y fomentar un espacio más colaborativo y participativo entre los trabajadores con el fin de mejorar la comunicación interna, motivar a sus empleados y generar metodologías de trabajo más flexibles basadas en la consecución de objetivos.
Beneficios de las oficinas Open Space
Diseñar una oficina Open Space, o que el equipo de recursos humanos de una empresa consiga implantar esta metodología de trabajo, supondrá un antes y un después en la empresa.
- Optimización de espacios: el entorno de trabajo es una de los aspectos más importantes, por ello, si conseguimos que exista satisfacción con el espacio, ayudaremos a mejorar el compromiso de los empleados. El diseño del espacio y, la configuración de este, ayudan al rendimiento laboral.
Disponer de una oficina de trabajo funcional significa ganar espacio útil con una mejor distribución y cálculo del mobiliario de oficina.
- Más colaboración entre equipos: cuando se trabaja en espacios individuales y con cierto grado de aislamiento, la comunicación entre los equipos se dificulta. Por ello, los Open Spaces son zonas de trabajo perfectas para potenciar la colaboración entre las personas que conforman la empresa. Consiguiendo como resultado, debates para que fluyan mejor las ideas y soluciones.
- Aumento de sociabilización: las oficinas con Open Space son lugares de trabajo con un ambiente más amigable y saludable, ya que permiten la interlocución entre los trabajadores. Una empresa en la que los empleados puedan realizar sus tareas en entornos más distendidos, reales y afectivos, favorece notablemente el bienestar de todos ellos.
¿Cómo hacer un Open Space?
Implantar el concepto de Open Space en tu oficina constará de dos procesos. El primero es el más sencillo, sobre todo si cuentas con buenos colaboradores que te ayuden a realizar la correcta selección y distribución de tu espacio.
Cuando te planteas realizar un cambio en tus oficinas, lo primero que piensas es en la ordenación del espacio y en cómo cada miembro del equipo debe tener su lugar. Pero ¿Y si no tuviesen un lugar fijo? ¿Y si pudiesen moverse a su gusto y conveniencia?
| La ciencia nos dice que la disposición de una oficina impactará no sólo en economía financiera y espacial, sino también en el bienestar físico y mental de los empleados. – Alonso, M.F. |
La clave del modelo Open Space es crear un espacio abierto donde puedan encontrarse los empleados de la empresa, para generar un clima laboral más favorable y exitoso.
- Una oficina para estar cómodos: es importante que los empleados tengan el espacio necesario para poder desempeñar su labor, incluyendo los espacios de almacenamiento precisos.
Se aconseja que se destinen, al menos 14 m2 para cada empleado, contando con la parte proporcional de las zonas comunes. En esta distribución de m2, también se incluyen el espacio dedicado al almacenaje de documentos y materiales necesarios, como puede ser una taquilla fenólica, de melamina o metálica. Incluso, si se busca algo más adaptado, se puede optar por los armarios metálicos o armarios con puertas de PVC. Buscando aumentar la productividad a la vez que reduce el estrés de buscar archivos por toda la oficina.
- Proporcionar un espacio de reunión funcional: para trabajar en un correcto entorno, dentro de un Open Space, la tranquilidad es un requisito esencial. Por lo que es imprescindible que las oficinas cuenten con zonas de reuniones grupales o individuales (videoconferencias o llamadas).
En este espacio de reunión, favorece el mobiliario que esté a la altura de tus ambiciones: mesas grandes para trabajar en grupo o firmar contratos con los clientes o sillas de confidente confortables que reflejan tu seriedad y resaltan tu imagen de marca y, en definitiva, crea un espacio funcional que solo se parezca a ti.
- Tener un mobiliario de oficina adecuado: uno de los puntos más importantes a la hora de seleccionar el mobiliario para tu oficina Open Space es buscar priorizar la calidad y la ergonomía de cada mueble. Así que, una vez hayas reflexionado sobre la ubicación de cada zona, ahora toca dedicarle tiempo a la elección de un correcto equipamiento, en función de tus necesidades.
¿Qué son las oficinas flexibles?
Ya sabemos lo que es el trabajo híbrido y lo que conlleva implantar un Open Space en tu empresa. Ahora, vamos a hablar sobre la nueva tendencia que empiezan a aplicar algunas compañías, para poder lidiar con los espacios vacíos que deja la hibridación del trabajo.
Este modelo de organización de trabajo ha cambiado la forma en la que se perciben las oficinas de trabajo, buscando una forma más flexible de organizarlas y distribuirla en función del número de empleados que estén en ese momento. Así, nació el término: oficina flexible.
Las oficinas flexibles son espacios de trabajo que ofrecen a las entidades y organizaciones más capacidad de adaptación a sus ritmos y necesidades.
A nuestras oficinas, últimamente han llegado algunas solicitudes en las que las empresas están remodelando sus espacios de trabajo para poder adaptarlos al modelo híbrido de teletrabajo; buscando crear un lugar de trabajo en el que ofrecer a los empleados diferentes zonas y formas de trabajar.
¿Cómo equipar oficinas flexibles?
Mesas para oficinas
Para que el trabajo individual o colectivo pueda realizarse será necesario que las oficinas dispongan de las mejores condiciones. Y aquí las mesas de trabajo juegan un papel primordial.
Las mesas de las oficinas flexibles deben ser:
- Funcionales: que cumplan la función para la que han sido diseñadas, pero que también permitan soportar el peso de un ordenador y tenga espacio suficiente para desempeñar tareas físicas y digitales. Además, también será idóneo que estas sean plegables para su uso o almacenaje, dependiendo de la demanda de personal.
- Modulares: que puedan usarse de forma independiente o colectiva para trabajar en grupo o pareja.
- Móviles: deben ser fáciles de transportar y que el ruido, y su peso no deben ser un impedimento.
Sillas para oficinas
Las sillas de las oficinas flexibles deben permitir la distribución de los empleados según la cantidad de presencialidad laboral que exista en ese momento. Pero, además, tienen que ser fáciles de almacenar.
- Ligeras y resistentes
- Fácil de desplazar
- Confortables
Almacenaje de oficinas
Un espacio organizado, es un espacio seguro.
Para una buena organización de las oficinas es necesario disponer de recursos adaptados a los espacios. Por ello, recomendamos utilizar un mobiliario de almacenaje como: armarios, taquillas, percheros, estaciones de carga para los dispositivos (charging box) o mobiliario Open Spaces.
Lo ideal es que el almacenaje de materiales esté organizado por empleado o sección. De esta forma, las taquillas o armarios de almacenaje deben disponer de distintos módulos o compartimientos. Además, es recomendable que dispongan de ruedas para poder ser desplazados de forma sencilla, para la reorganización del espacio.
Open Space, taquillas y armarios para oficinas
Armarios. Esta es una de las opciones más comunes entre los clientes que buscan una solución sencilla y práctica para equipar sus oficinas. Existen dos modelos:
- Armarios metálicos: son de gran resistencia, tienen estructura soldada y no requieren montaje.
- Armarios con persiana PVC: la estructura de su cuerpo le aporta resistencia y las puertas en forma de persianas hacen que sean sencillos de utilizar en el día a día.
Taquillas. Las taquillas tienen la ventaja de que en su interior se pueden disponer colgadores o baldas, dependiendo del uso que se le vaya a dar. Además, si se busca un espacio independiente para cada empleado, esta es la mejor opción.
- Taquillas fenólicas: estas taquillas tienen una alta resistencia al paso del tiempo y al desgaste por uso, ya que son hidrófugas, ignífugas y antibacterianas. Además, no requieren montaje.
- Taquillas de melamina: su material es perfecto para el almacenaje de material de oficina. Además, tienen gran resistencia y son personalizables.
- Taquillas metálicas: son de estructura soldada lo que les aporta una gran resistencia y facilitan el trabajo de su instalación porque no requieren montaje. Además, al estar fabricadas en chapa de acero laminado en frio y, pintadas con pintura EPOXI en polvo, pueden limpiarse con gran facilidad.
Estaciones de carga. La hibridación del trabajo y la flexibilidad en las oficinas trae consigo algunos problemas que las empresas deben solucionar para evitar el traslado innecesario de dispositivos. Para ello existen sistemas para alojar y cargar los dispositivos electrónicos en la oficina mientras el empleado se encuentra en casa teletrabajando desde otro dispositivo o en su día de descanso.
- Charging boxes: esta solución aporta espacios de almacenaje y carga de batería para los teléfonos móviles y tablets. Disponen de los tres conectores diferentes para que se pueda cargar cualquier dispositivo.
- Charging carts: estas taquillas electrónicas disponen de varios enchufes en su interior para que se puedan cargar desde teléfonos móviles, hasta portátiles. Además, incluyen ruedas para que se puedan trasladar y reorganizar el espacio de la oficina.
- Monoblok-E: si buscas un híbrido entre la taquilla tradicional y las taquillas electrónicas, la solución que buscas es esta. Las Monoblok-E son taquillas con enchufe y cables USB para cargar dispositivos de pequeño tamaño, pero con la ventaja de que empleado tendrán su espacio privado de almacenamiento.
Mobiliario Open Spaces. Es la nueva solución de mobiliario de almacenaje que hemos creado para las oficinas. Tras detectar los problemas de espacio que tenían muchas empresas, en sus oficinas, decidimos crear un producto que ayudase a mejorar la ordenación de su material. Para ello hemos confeccionado 3 series:
- Mailbox: este mueble es un híbrido entre las taquillas y los buzones. Está pensado para que los empleados puedan guardar sus materiales personales, mientras que también sirven para que les depositen cartas o documentación personal.
- Office: esta serie busca ofrecer la misma solución que el mailbox, pero contando con un espacio más reducido para la correspondencia. Además, estas cuentan con dos puertas para su total apertura.
- Cubic: el modelo cubic es una taquilla más compacta, que facilita el movimiento y mejora la estética de las oficinas. Además, esta incluye la opción de poder integrar un perchero extraíble, para que los empleados puedan colgar sus chaquetas, o también se les puede añadir ruedas para desplazarla a conveniencia del especio.
Community Locker, la taquilla inteligente para empresas
Que los empleados tengan que acudir a las oficinas, muchas veces supone un problema para aquellas compras online que realizan – el repartidor no lo encuentra en casa, se hacen varios intentos de entrega, se contamina más y el empleado tiene menos conciliación –, pero como siempre existe una solución, nosotros la buscamos y la llamamos Community Locker.
Con las taquillas inteligentes de Community Locker se fomentan las soluciones para la conciliación de la vida laboral y personal de los empleados.
Al instalarla en tu empresa, su sistema click and collect permitirá que los empleados puedan:
- Recibir paquetes de forma privada en la taquilla.
- Recogerlos durante cualquier momento.
- Evitar traslados innecesarios y pérdidas de tiempo en las empresas de paquetería.
Además, podrás utilizar esta taquilla para la recepción de pedidos cuando la empresa se encuentre cerrada.
Los constantes avances tecnológicos han hecho que comencemos a percibir el trabajo de una forma completamente distinta que hace 20 años. Teletrabajo, oficina flexible u Open Spaces son conceptos que han llegado para quedarse, para hacer la vida de los empleados más sencilla y, porque no, para que muchas empresas ahorren en ciertos costes que antes veían imposibles de reducir.
